„Wer kann wann
zu welchem Kunden?“
Rückfragen und einzelne Kalender machen die Abstimmung aufwendig.
Mitarbeitende vereinbaren Termine direkt. Kunden, Team und Einsätze werden in einer Planung zusammengeführt.
Für Alltagshilfeunternehmen und Betreuungsdienste
Software für
Alltagshilfe.
Weniger Büroarbeit.
Mehr Zeit für Ihre Kunden.
Die Software für Alltagshilfeunternehmen, Betreuungsdienste und Anbieter von Haushaltshilfe: Einsätze planen, Leistungen digital nachweisen und Pflegekassen- oder Privatrechnungen erstellen. So organisieren Sie Ihren Betrieb vom ersten Termin bis zum Zahlungseingang.
- Mitarbeitende vereinbaren Termine – auch als Serie
- Leistungen vor Ort dokumentieren und bestätigen
- Pflegekassen- und Privatrechnungen direkt erstellen
App-Ansichten ohne Anmeldung ansehen. Persönlichen Test anschließend vereinbaren.
Neues App-Design · bearbeitete Screenshots mit Beispieldaten.
Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.
Was im Alltag Zeit kostet
Der Einsatz dauert eine Stunde.
Die Büroarbeit bleibt.
„Termine abstimmen, Nachweisen hinterherlaufen, Rechnungen zusammenstellen: Genau hier entlastet Sie die Software.“
„Wer kann wann
„Das tragen wir
noch einmal ein.“
Wiederkehrende Einsätze und verstreute Kundendaten sorgen für doppelte Arbeit.
Serientermine einmal anlegen. Adressen, Mitarbeitende und hinterlegte Pflegekassen wiederverwenden.
„Wo ist der Nachweis
für diese Rechnung?“
Fehlende Unterlagen und manuell zusammengestellte PDFs halten die Abrechnung auf.
Leistungen digital bestätigen, Rechnungen im System erstellen und die passenden PDF-Unterlagen bereitstellen.
Einsatzplanung für Alltagshilfe
Einmal abstimmen.
Die nächsten Wochen
gleich mitplanen.
Ihr Team kennt die Kunden und vereinbart Termine direkt mit ihnen. Sie behalten die Einsätze im Blick und müssen nicht jede Absprache über das Büro führen.
Beispiel: regelmäßige Haushaltshilfe
Jeden Montag · 10–11 Uhr
Kalender und Mitarbeiter-App ansehen
02.11.09.11.16.11.23.11.
Als Serientermin anlegen, statt Woche für Woche neu eintragen.
Alles für die nächste Einsatzplanung
- Termine durch Mitarbeitende vereinbaren
- Ihr Team stimmt Einsätze mit den Kunden ab und legt die Termine in der App an.
- Wiederkehrende Einsätze als Serie planen
- Regelmäßige Besuche einmal einrichten. Die nächsten Termine müssen nicht einzeln neu angelegt werden.
- Zuständigkeiten und Leistungen zuordnen
- Legen Sie fest, welche Kunden ein Mitarbeiter sieht und für wen er Termine anlegen darf. Auch Tätigkeiten lassen sich auf bestimmte Kunden begrenzen.
- Kundendaten und Anfahrt griffbereit haben
- Kundendaten zentral verwalten und per Excel importieren. Im Einsatz sind Route und Anruffunktion direkt erreichbar.
- Im Gesamtkalender gezielt filtern
- Die Einsätze des Betriebs nach Mitarbeitenden, Kunden und Status eingrenzen. Wochen- und Monatsansicht helfen bei der Übersicht.
- Mitarbeitende und Verfügbarkeit verwalten
- Mitarbeitende hinterlegen ihre verfügbaren Zeiten als Wochenmuster. Diese Angaben stehen der Administration bei der Terminplanung zur Verfügung.
Alltagshilfe-Software in der Praxis
Im Büro den Überblick.
Vor Ort alles griffbereit.
„Eine Software, zwei Perspektiven: Die Administration organisiert den Betrieb. Mitarbeitende finden ihre Kunden, Termine und verfügbaren Zeiten.“
Administration
Den Betrieb organisieren.
Kunden suchen, Einsätze überblicken und Zuständigkeiten festlegen.
Gesamtkalender
Nach Mitarbeitenden, Kunden und Status filtern. Geplante und bestätigte Einsätze gemeinsam überblicken.
Kundenverwaltung
Kunden nach Name, Ort oder Kennung finden. Excel-Import und Neuanlage direkt erreichen.
Klare Zuordnung
Festlegen, welche Kunden Mitarbeitende sehen und welche Tätigkeiten für einen Kunden verfügbar sind.
Mitarbeitende
Den nächsten Einsatz im Blick.
Den Tag planen, die Woche überblicken und verfügbare Zeiten hinterlegen.
Der heutige Tag
Kunde, Zeit, Anschrift und Status in einer Ansicht. Neue Termine direkt aus der Tagesübersicht anlegen.
Die nächsten Termine
Wochen- und Monatsansicht nutzen. Bearbeitete, geplante und bestätigte Einsätze unterscheiden.
Verfügbarkeit mitteilen
Verfügbare Zeitfenster als Wochenmuster pflegen. Das Büro kann sie bei der Planung berücksichtigen.
Ansichten aus der App: Für die Darstellung bearbeitet und mit fiktiven Personen-, Kontakt- und Betriebsdaten versehen. Die Karten zeigen Bildausschnitte; per Klick öffnet sich die vollständige bearbeitete Ansicht.
Digitale Leistungsnachweise per App
Die Leistung festhalten.
Den Verlauf nachvollziehen.
„Leistungszeit, Arbeitszeit, Bestätigung und Änderungen gehören zum selben Einsatz. So müssen Sie die Angaben später nicht aus einzelnen Nachrichten zusammensuchen.“
- Leistungszeit und Arbeitszeit getrennt erfassen
- Die Zeit beim Kunden und die Arbeitszeit einschließlich Wegzeit haben eigene Felder. So bleiben die unterschiedlichen Zeiten nachvollziehbar.
- Route öffnen oder Kunden anrufen
- Anschrift und Kontakt sind im Einsatz hinterlegt. Ihr Team erreicht die Route und die Anruffunktion direkt aus dieser Ansicht.
- Bestätigte Nachweise als PDF aufrufen
- Nach der Bestätigung lässt sich der Leistungsnachweis am Einsatz öffnen. Er steht damit auch für die weitere Abrechnung bereit.
- Bearbeitungen und Verschiebungen sehen
- Die Detailansicht zeigt, wer einen Einsatz bearbeitet oder verschoben hat. Frühere und neue Terminzeiten stehen im Verlauf.
Bearbeitete App-Ansichten mit Beispieldaten. Die vollständigen Bilder öffnen sich per Klick.
Abrechnungssoftware für Alltagshilfe
Die Rechnung entsteht
direkt im System.
Mit Leistungsnachweis und Abtretungserklärung als fertige PDF-Unterlagen.
Erstellen Sie Rechnungen für Pflegekassen oder Privatkunden. Die zugehörigen Unterlagen stehen für den Versand bereit – passend zum jeweiligen Abrechnungsfall.
Für den E-Mail-Versand übergeben Sie die vorbereitete Nachricht mit den fertigen PDFs an Ihr Mailprogramm. Dort prüfen Sie die E-Mail und versenden sie an die Pflegekasse oder den Privatkunden.
Leistungsarten und Stundensätze
Ihr PDF-Paket für die Abrechnung
Die Unterlagen gehören zusammen.
- RechnungFür Pflegekasse oder Privatkunden
- LeistungsnachweisDie dokumentierten Einsätze
- AbtretungserklärungBei Abrechnung mit Abtretung
Im Mailprogramm prüfen & versenden
Vorbereitete E-Mail mit den zugehörigen PDF-Anhängen.
Auch für den postalischen Versand stehen die Unterlagen bereit.
Ihre Leistungen.
Die passende Abrechnung.
„Leistungsart, Rechnungsempfänger und vereinbarter Stundensatz bleiben nachvollziehbar.“
Entlastungsbetrag
Entlastungsleistungen getrennt von anderen Leistungsarten verwalten und abrechnen.
Verhinderungspflege
Einsätze dieser Leistungsart zuordnen und die zugehörige Abrechnung erstellen.
Privatleistungen
Privat bezahlte Leistungen erfassen und die Rechnung direkt an den Privatkunden richten.
Individuelle Stundensätze
Mit Ihren vereinbarten Stundensätzen arbeiten und diese für die Abrechnung hinterlegen.
Die Pflegekassen sind bereits hinterlegt.
Vorbefüllte Pflegekassendaten aus dem GKV-Datensatz erleichtern die Zuordnung. Sie müssen die Kassenangaben nicht für jede Rechnung neu erfassen.
Die Rechnungen im Blick
Was ist bezahlt?
Was ist noch offen?
Die Übersicht zeigt Rechnungsbetrag, bezahlten und offenen Betrag sowie Fälligkeit und Status. Leistungsart und Abrechnungszeitraum stehen direkt dabei.
Zahlung erfassen, E-Mail vorbereiten oder eine Rechnung stornieren: Die passenden Aktionen sind am jeweiligen Vorgang erreichbar.
Nach dem Rechnungsversand
Auch der Zahlungseingang
gehört dazu.
„Der Monatsabschluss endet nicht beim PDF. Behalten Sie offene Beträge im Blick und bereiten Sie die Übergabe an Ihr Steuerbüro vor.“
Zahlungen abgleichen
Mit dem Zahlungsabgleich für die Sparkasse ordnen Sie Zahlungseingänge den Rechnungen zu und behalten offene Beträge im Blick.
An das Steuerbüro übergeben
Abrechnungsdaten exportieren und zur Weiterverarbeitung an Ihr Steuerbüro übergeben. Das erleichtert den nächsten Schritt in Ihrer Buchhaltung.
Bereitstellung und Hosting
Sie arbeiten mit der App.
Wir hosten sie.
Wir stellen die Software für Ihren Betrieb bereit und übernehmen das Hosting. Einrichtung, Zugänge und laufenden Betrieb stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab.
Weiterentwicklung · PNOG
Ändern sich die Vorgaben,
entwickeln wir weiter.
Die Weiterentwicklung ist auch auf das Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) ausgerichtet. Relevante beschlossene Änderungen für die abgebildeten Leistungen und Abrechnungsabläufe setzen wir in der Software um.
Maßgeblich sind die jeweils geltenden Regelungen. Geplante Änderungen berücksichtigen wir entsprechend dem Gesetzgebungsverfahren.
Einrichtung und Test
So starten wir gemeinsam.
App ansehen
Sehen Sie sich die App-Ansichten an. Überlegen Sie, welche Abläufe für Ihren Betrieb besonders wichtig sind.
Persönlich testen
Wir besprechen Ihren Ablauf und vereinbaren Umfang und Dauer eines persönlichen Tests.
Zugang einrichten
Wenn die Software zu Ihrem Betrieb passt, stimmen wir die Einrichtung und den laufenden Betrieb miteinander ab.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem
Start wissen sollten.
Planung, Abrechnung und der Einstieg in die Software.
Für wen ist die Alltagshilfe-Software gedacht?
Für Alltagshilfeunternehmen, Betreuungsdienste und Betriebe, die Haushaltshilfe oder Alltagsbegleitung anbieten. Die Software verbindet Einsatzplanung, digitale Leistungsnachweise und Abrechnung. Sie richtet sich an Anbieter, die ihren Betrieb organisieren möchten; private Haushalte können hier keine Alltagshilfe buchen.
Was sollte eine Software für einen Betreuungsdienst abdecken?
Im Arbeitsalltag müssen Kundendaten, Mitarbeitende, Termine und Abrechnung zusammenpassen. Hier können Sie Einsätze als Einzel- oder Serientermine planen, Zuständigkeiten zuordnen und Leistungsnachweise mit den zugehörigen Rechnungen verbinden. Die App-Ansichten zeigen, wie Büro und Mitarbeitende damit arbeiten.
Wie entsteht ein digitaler Leistungsnachweis in der App?
Mitarbeitende erfassen die Leistungszeit direkt am Einsatz; die Arbeitszeit einschließlich Wegzeit hat ein eigenes Feld. Nach der Bestätigung lässt sich der Leistungsnachweis als PDF öffnen und für die weitere Abrechnung verwenden. Bearbeitungen und Terminverschiebungen bleiben im Verlauf nachvollziehbar.
Können Mitarbeitende selbst Termine vereinbaren?
Ja. Mitarbeitende können Termine mit den ihnen zugeordneten Kunden abstimmen und in der App anlegen. Wiederkehrende Einsätze lassen sich als Serientermine planen. Auch die Zuordnung von mehreren Personen zu einem Termin ist möglich.
Wie behalte ich Termine und Zuständigkeiten im Blick?
In der Administration können Sie den Gesamtkalender nach Mitarbeitenden, Kunden und Status filtern. Über die Zuordnung legen Sie fest, welche Kunden Mitarbeitende sehen und für wen sie Termine anlegen dürfen. Verfügbare Zeiten werden als Wochenmuster hinterlegt.
Werden Leistungszeit und Arbeitszeit unterschieden?
Ja. Beim Abschluss eines Einsatzes gibt es getrennte Felder für die Leistungszeit beim Kunden und die Arbeitszeit einschließlich Wegzeit. Die Detailansicht zeigt außerdem Bearbeitungen, Bestätigungen und Terminverschiebungen.
Kann ich Pflegekassen und Privatkunden abrechnen?
Ja. Sie erstellen sowohl Pflegekassenrechnungen als auch Privatrechnungen direkt im System. Die Pflegekassen sind mit Daten aus dem GKV-Datensatz bereits hinterlegt.
Werden Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege unterschieden?
Ja. Entlastungsleistungen, Verhinderungspflege und privat bezahlte Leistungen werden als unterschiedliche Leistungsarten verwaltet und abgerechnet. Für die Abrechnung können Sie individuelle Stundensätze hinterlegen.
Wie kommen Rechnung und Nachweise in die E-Mail?
Die Rechnung, der Leistungsnachweis und gegebenenfalls die Abtretungserklärung stehen als fertige PDF-Unterlagen bereit. Die vorbereitete E-Mail wird mit den Anhängen an Ihr Mailprogramm übergeben. Dort prüfen und versenden Sie die Nachricht. Für den Postversand können Sie die Unterlagen ebenfalls bereitstellen.
Was passiert bei gesetzlichen Änderungen?
Wir entwickeln die Software weiter und berücksichtigen dabei auch das Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG). Relevante beschlossene Änderungen an den abgebildeten Leistungen und Abrechnungsabläufen werden in der Software umgesetzt. Maßgeblich ist der jeweils geltende Stand.
Muss ich mich selbst um das Hosting kümmern?
Wir stellen die App für Sie bereit und übernehmen das Hosting. Einrichtung, Leistungsumfang, Ansprechpartner und Konditionen vereinbaren wir vor dem Start.
Sind die App-Ansichten schon ein Testzugang?
Die bearbeiteten und anonymisierten Screenshots zeigen die neue Oberfläche für Administration und Mitarbeitende. Einen persönlichen Zugang zum Testen vereinbaren wir anschließend; dieser Entwurf ist noch nicht mit einem echten Testsystem verbunden.
Was kostet die Software?
Ihr Erfolg steht im Mittelpunkt. Die Software soll Ihren Betrieb entlasten und sich für Sie rechnen. Deshalb stimmen wir Leistungsumfang, Test und Konditionen persönlich mit Ihnen ab – passend zu Ihrem Bedarf.
Der nächste Schritt
Passt die App
zu Ihrem Betrieb?
Planung, Nachweise oder Abrechnung: Testen Sie die Abläufe, die in Ihrem Betrieb am meisten Zeit kosten. Den passenden Umfang stimmen wir persönlich mit Ihnen ab.